I nutidens konkurrenceprægede forretningsmiljø er det afgørende at maksimere effektiviteten i HR-afdelinger. Mange HR-teams er overvældede af gentagne opgaver som at besvare medarbejderforespørgsler, behandle lønninger og styre rekrutteringsprocesser.
AI-drevet automatisering tilbyder en transformativ løsning, men for at udnytte dens fulde potentiale er det vigtigt at vurdere, hvor den kan skabe størst værdi. Her er, hvordan du kan vurdere AI-potentialet i din HR- og rekrutteringsafdeling og opnå en forståelse af din Return on Investment (ROI).
Trin 1: Stil de rigtige spørgsmål for at forstå dine behov
For at begynde er det vigtigt, at HR-ledere stiller følgende nøglespørgsmål for at identificere, hvor AI kan have størst indflydelse:
- Hvad er de mest gentagne opgaver i min HR-afdeling?
Overvej opgaver som at besvare almindelige medarbejderspørgsmål, håndtere ferieanmodninger, behandle lønninger og screene jobansøgere. - Hvor meget tid bruger mine HR-medarbejdere på disse opgaver?
Find ud af, hvor mange timer der bruges på hver gentagen opgave, ugentligt eller månedligt. For eksempel, hvor meget tid går med at besvare rutinemæssige e-mails eller administrere ferieanmodninger? - Hvad er omkostningerne ved manuel håndtering af disse opgaver?
Estimér omkostningerne ved den tid, HR-personalet bruger på disse opgaver ved at overveje deres timeløn. - Hvad er den forventede vækst i arbejdsstyrken, og hvordan vil det påvirke HR’s arbejdsbyrde?
Hvis din arbejdsstyrke forventes at vokse, hvor meget ekstra tid vil HR-medarbejderne skulle bruge på opgaver som onboarding og personalehåndtering? - Hvad er de gennemsnitlige omkostninger ved at ansætte ekstra HR-personale?
Overvej omkostningerne ved at tilføje flere HR-medarbejdere, hvis automatisering ikke implementeres. Dette omfatter ikke kun løn, men også onboarding, træning og andre personalegoder. - Hvilke HR-compliance-behov skal AI-systemer opfylde?
Det er vigtigt at forstå de lovgivningsmæssige rammer, som din HR-afdeling arbejder indenfor, såsom GDPR-compliance.
At besvare disse spørgsmål vil hjælpe dig med at identificere, hvor AI kan skabe værdi i din HR-afdeling.
Trin 2: Estimér tids- og ressourcebesparelser
Når du har klarlagt, hvor meget tid der bruges på manuelle HR-opgaver, kan du begynde at estimere de potentielle besparelser ved AI-automatisering.
Eksempel: Hvis dit HR-team bruger 20 timer om ugen på rutineopgaver, og AI kan automatisere 50% af disse, kan du forvente at spare 10 timer om ugen. Over et år, med 48 arbejdsuger, svarer det til 480 timer, der kan frigøres til andre opgaver.
Tilsvarende kan du beregne omkostningsbesparelserne ved at gange de sparede timer med den gennemsnitlige løn for en HR-medarbejder. Hvis en HR-medarbejder tjener 500 DKK i timen, vil besparelserne hurtigt løbe op.
Trin 3: Beregn ROI (Return on Investment)
ROI kan forstås som forholdet mellem dine besparelser og omkostningerne ved at implementere AI. Her er, hvordan du kan tænke på det:
- Startinvestering: Omkostningerne ved at implementere AI-systemer, såsom udvikling af AI-baserede HR-bots og integration, kan udgøre en engangsomkostning.
- Løbende omkostninger: Dette kan omfatte vedligeholdelse og licensgebyrer for AI-løsninger.
- Årlige besparelser: Baseret på de sparede timer og andre ressourcebesparelser kan du se betydelige årlige besparelser.
For eksempel, hvis det koster 200.000 DKK at implementere en AI-løsning, og dine årlige besparelser er 240.000 DKK, vil du se positive resultater i løbet af det første år.
Trin 4: Forstå break-even-punktet
Break-even er det punkt, hvor dine besparelser har dækket dine investeringsomkostninger. Med AI-løsninger kan dette punkt ofte nås relativt hurtigt, da besparelserne fortsætter over tid, mens de oprindelige omkostninger kun påløber én gang.
Eksempel: Hvis din indledende investering i AI er 200.000 DKK, og dine årlige besparelser er 240.000 DKK, kan du forvente at nå break-even på under et år – nemlig omkring 10 måneder.
Trin 5: Projektér langsigtede besparelser og ROI
Efter du har nået break-even, vil dine løbende besparelser give endnu højere afkast. For hvert år, der går, vil du reducere dine driftsomkostninger endnu mere og forbedre din ROI.
Eksempel: I andet år, når de oprindelige implementeringsomkostninger er dækket, vil dine besparelser være endnu større, da du kun skal tage højde for løbende omkostninger som licenser og vedligeholdelse.
Eksempler fra praksis
Flere virksomheder har allerede høstet store gevinster ved at implementere AI i HR-processer. For eksempel har danske virksomheder som Falck og Grundfos effektiviseret deres HR-processer med AI, hvilket har resulteret i både økonomiske besparelser og en bedre medarbejderoplevelse. De har set store forbedringer i både rekrutteringstider og i at reducere den tid, medarbejdere bruger på at finde svar på spørgsmål om løn og ansættelsesvilkår.
Spørgsmål for HR-ledere
For at bestemme det fulde AI-potentiale i din HR-afdeling bør HR-ledere løbende evaluere deres processer. Overvej følgende:
- Hvor mange manuelle timer bruger dit HR-team på rutineopgaver?
- Hvilke opgaver kan effektivt automatiseres?
- Hvordan stemmer AI’s potentiale for at frigive tid overens med dine strategiske HR-mål?
- Hvilke compliance-krav skal AI overholde?
Med data fra din nuværende drift vil du være i stand til at vurdere præcist, hvordan AI kan skabe kort- og langsigtet værdi i din HR-strategi.
En afsluttende note om medarbejdernes tidsforbrug
Vidste du, at medarbejdere ofte bruger 10-15 minutter hver dag på at lede efter informationer på intranettet? For en virksomhed med 120 ansatte kan det betyde over 600 timer spildt årligt. AI-baserede HR-bots kan give medarbejderne hurtige svar, hvilket frigiver tid og forbedrer deres oplevelse.
Eksempel: Hvis du implementerer en AI-løsning, der hjælper medarbejdere med at finde information hurtigere, kan det spare din virksomhed for betydelige ressourcer. En virksomhed med 120 ansatte kan spare over 2,4 millioner DKK årligt ved blot at optimere denne proces.
Er din HR-afdeling klar til AI?
Hos Sylvester & Co tilbyder vi en gratis, skræddersyet AI-potentiale-vurdering og business case for at hjælpe dig med at estimere de besparelser, du kan opnå. Kontakt os i dag via info@sylvester-co.dk eller telefon 27509078 for at komme i gang.
