Den 29. marts 2023 offentliggjorde Datatilsynet en revideret vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold. Ifølge vores faste samarbejdspartner HR-advokat Nilgün Aydin, så er det relevant for HR afdelinger at sætte sig grundigt ind i de nye regler, når de skal gennemføre rekrutteringsprocesser.
Det er vigtigt for både HR og ledelse at være opmærksomme på den nye vejledning, da begge håndterer en masse personoplysninger om både jobansøgere og medarbejdere.
Den nye vejledning indeholder både ændringer og præciseringer af de hidtidige regler om databeskyttelse. Nedenstående gennemgår de områder, hvor der er foretaget ændringer og/eller præciseringer.
Samtykke som behandlingsgrundlag under rekruttering og ansættelse
Ifølge den nye vejledning vil et samtykke fra medarbejderen i et ansættelsesforhold sjældent opfylde gyldighedsbetingelsen om, at et samtykke skal være afgivet frivilligt efter databeskyttelsesforordningen pga. det ulige forhold mellem arbejdsgiveren og medarbejderen. Derfor skal arbejdsgiveren så vidt muligt bruge en anden behandlingshjemmel end samtykke, når der behandles personoplysninger om medarbejdere, herunder også kommende medarbejdere i forbindelse med rekruttering. Behandlingshjemlen kan fx være interesseafvejningsreglen.
Arbejdsgivers adgang til at indhente referencer
Tidligere har udgangspunktet været, at arbejdsgiveren skulle sikre sig et samtykke forud for alle tilfælde af indhentelse og afgivelse af referencer.
Ifølge den nye vejledning skal arbejdsgiveren nu skelne mellem referencer, der gives mundtligt, og referencer, der bliver registreret elektronisk. Kun mundtlige referencer, der registreres elektronisk eller i et manuelt register, og referencer, der gives elektronisk, er omfattet af databeskyttelsesreglerne.
Samtykke må ikke længere bruges som behandlingshjemmel ved indhentelse eller videregivelse af referencer. Det skyldes, som beskrevet i afsnittet foroven, at samtykket ofte ikke vil opfylde betingelsen om at være afgivet frivilligt, og at det derfor ikke kan anses som gyldigt efter databeskyttelsesforordningen. Behandlingshjemlen kan fx være interesseafvejningsreglen.
Arbejdsgivers adgang til at indhente straffeattester
I den nye vejledning indskærpes det, at arbejdsgiveren skal foretage en konkret vurdering af stillingen, og om indhentelse af straffeattest er saglig og proportional i forhold til den konkrete stilling, og at arbejdsgiveren først skal indhente en straffeattest så langt henne i rekrutteringsprocessen, at jobansøgeren reelt er i betragtning til stillingen.
Arbejdsgivers brug af medarbejderfotos mm.
I følge den nye vejledning er det fortsat udgangspunktet, at offentliggørelse af medarbejderfotos på virksomhedens hjemmeside kræver samtykke. Som noget nyt kan arbejdsgiveren i konkrete tilfælde offentliggøre medarbejderfotos med hjemmel i interesseafvejningsreglen. Afgørende i den forbindelse er, om offentliggørelsen er nødvendig af hensyn til arbejdets karakter.
Nilgün Aydin opfordrer arbejdsgivere til at sætte sig grundigt ind i den nye vejledning, således at man sikrer sig, at denne overholdes. Du kan læse den fulde, reviderede vejledning her.
Hvis du ønsker at læse mere om HR-jura relaterede emner, vil vi opfordre dig til at følge Nilgün Aydins blog.